Ludo Zwaan is eigenaar van Zwalu Training & Advies.
Hoe goed projecten ook georganiseerd zijn, fouten worden altijd gemaakt. Net als in topsport. Professionele wielrenners zoals onze Belgische vriend Tom Boonen gaan ook weleens verpletterend onderuit in de eindsprint. Is hij dan ongeschikt? Nee, hij leert om de volgende keer nog beter zijn kansen en risico’s in te schatten. Als Boonen niet zou durven te vallen, zou hij nooit verder komen dan wat voorzichtige rondjes om de kerk.
Een fout is een onbedoelde afwijking, niet meer en niet minder. Fouten maken gebeurt altijd, maar je kunt ervan leren. Beschuldigend of kort door de bocht reageren werkt averechts. Kijk naar Boonen!
Toch is fouten maken in veel organisaties nog steeds taboe. Hier wordt regelmatig onderzoek naar verricht. Uit recent werk van Twijnstra en Gudde blijkt dat maar dertig procent van de projecten wordt geëvalueerd. Dit is een gemiste kans, want wat ouder onderzoek van de Vrije Universiteit leert dat resultaten van bedrijven met meer dan tien procent verbeteren als mensen bereid zijn te leren van fouten.
Als projectmanager heb je, net als de opdrachtgever en lijnmanager, grote invloed op de foutencultuur in je project. Je kunt de acceptatie van fouten stimuleren en daadkracht tonen bij het oplossen ervan. Een projectmanager moet een verstandige foutencultuur creëren en koesteren. Gebruikmakend van het VU-onderzoek kom ik tot een aantal handvatten.
Ten eerste geef je zelf het goede voorbeeld. Een open deur, zegt u? In veel projecten is de wil er wel om de foutencultuur te verbeteren, maar blijft het bij mooie woorden. Wees als projectmanager bereid om eigen fouten toe te geven, en stop om uit je slof te schieten als een ander een fout maakt. Een projectcultuur verandert pas als de projectmanager zelf verandert.
Ten tweede: beloon wat er goed gaat, in plaats van dat wat fout gaat te bestraffen. Spreek ook je waardering uit voor de manier waarop fouten worden opgelost.
Ten derde: zoek eerst de oorzaak, dan pas de dader. Als er iets misgaat, is de eerste prioriteit om de schade daadkrachtig te herstellen en te leren hoe het volgende keer beter kan. Uitzoeken wie nu wat precies verkeerd heeft gedaan, kan daarna ook nog. Meestal werkt een heel project op dezelfde manier en gaat het net bij een pechvogel mis.
Organiseer ten slotte projectevaluaties. Leg in je projectvoortgang regelmatig naast elkaar wat er in de afgelopen periode wel en niet goed ging. Belangrijk is dat je zelf als eerste met de billen bloot gaat. Praat openlijk over je eigen fouten, dan zullen je teamleden er ook vrijuit over durven te vertellen. Als leidinggevenden zelf geen fouten opbiechten, durft de rest ook niet.
Ik pleit er natuurlijk niet voor om zo veel mogelijk fouten te maken, maar om te onderkennen dat er fouten worden gemaakt. Leer daarvan om in de toekomst minder fouten te maken. Sterker: maak er beleid van! Ik heb meegemaakt dat de CEO een go/no-go van een project uitstelde omdat er geen leerpunten van voorgaande projectevaluaties in het projectplan waren opgenomen. De opdrachtgever baalde, maar het was wel een vermeerderd krachtig signaal van de organisatie om echt serieus te willen leren van projecten.
Zoals Tom Boonen zich nog altijd kan verbeteren, kan ook elk project weer beter worden uitgevoerd dan het voorgaande. Uiteindelijk werkt het commitment-verhogend en zal het projectmatig werken meer vreugd geven. Onthoud daarom dit: een foutenfestival verbetert projecten.