Derk-Jan de Grood is testexpert en Agile-coach bij Valori. Hij zet zich in om de toegevoegde waarde van testen te vergroten in zowel Agile- als traditionele context. Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Ben Linders, adviseur, coach en trainer met een sterke focus op Agile, Lean en continue verbetering en coauteur van het boek ‘Waardevolle Agile-retrospectives’.

20 November 2015

‘Agile in de echte wereld’ is een reeks artikelen waarin Derk-Jan de Grood de impact van Agile belicht aan de hand van verhalen uit de praktijk. In deze aflevering tips voor een succesvolle retrospective.

Scrum is geen out-of-the-box oplossing. Alle betrokkenen moeten hun eigen draai geven aan de werkwijze. Door te experimenteren, van elkaars fouten te leren en kritisch te zijn op hun eigen presteren kunnen ze hun output optimaliseren. Veel teams komen echter niet verder dan de initiële fase: ze beginnen wel, maar verbeteren niet.

Een gouden tip voor teams die aan de slag gaan met Scrum: begin zo vroeg mogelijk met retrospectives. De retrospective is het moment binnen Scrum om stil te staan bij de successen en leerpunten van de voorliggende sprint, maar ook hét moment om de werkwijze aan te passen, teamleden in hun kracht te zetten en de output te optimaliseren. Doe dit als het kan al tijdens sprint 0. Maak het continu leren onderdeel van de werkwijze en geef de teamleden tijd en ruimte om te leren hoe ze de retrospective het beste kunnen inrichten. Conform de ‘Scrum guide’ van Ken Schwaber en Jeff Sutherland is het de scrummaster die het team aanmoedigt om te evalueren en het team kan helpen door de meeting te faciliteren.

Begin bijvoorbeeld met een brown paper-sessie. Hierbij schrijven alle teamleden op post-its wat ze vinden dat er goed is gegaan. De facilitator kan de geeltjes sorteren en groeperen, zodat er een duidelijk beeld ontstaat van de successen. Tweede stap is een inventarisatie van de leerpunten. Leg hierbij het accent op wat iedereen heeft geleerd in plaats van op wat er fout is gegaan. Met zo’n positieve benadering bevestigen we de individuele ervaring. We erkennen dat er in het begin veel misgaat, maar dat dit onderdeel is van het leerproces. Bespreek de individuele ervaringen en extraheer uit de successen en leerpunten in de derde stap acties voor de volgende sprint.

Agile konijn achteruitkijkspiegel

Krachtig aan deze aanpak is dat niet elk leerpunt of inzicht hoeft te leiden tot een verbeteractie. ‘Ik ben tot het inzicht gekomen dat het best veel discipline kost om goed te scrummen’, vertrouwde een teamlid ons eens toe tijdens de tweede ronde. We hebben toen met elkaar erkend dat dit zo is, zonder er meteen een verbeterpunt aan te koppelen.

Verschillende technieken

Door voor de eerste meetings een eenvoudige werkvorm te kiezen, krijgt het team structuur en voorkomen we dat de retrospective een eindeloze klaagzang wordt. Een goede werkvorm en juiste facilitatie houden de meeting efficiënt. Gebruik niet alleen een brown paper-sessie maar wissel technieken af. Dat voorkomt dat het saai wordt en de deelnemers de sessie op de automatische piloot uitzitten.

Afhankelijk van de fase waarin het team verkeert, zal het accent van de retrospective verschillen. Een eerste retro bespreekt vaak praktische aangelegenheden. Later worden teaminteracties en meer persoonlijke zaken zoals drijfveren actueel.

Retrospectives

In zijn boek ‘Waardevolle Agile-retrospectives’ beschrijft Ben Linders een aantal alternatieve aanpakken. Nuttig, want kennis van verschillende technieken helpt ons om verschillende doelen te bereiken. We gebruiken bijvoorbeeld ‘opstellingen’ of de ‘happiness index’ als we deelnemers willen stimuleren hun eigen mening of emotie te delen. Daarentegen is een ‘vijf-keer-waarom’ beter geschikt om een root cause-analyse uit te voeren en begrip op te bouwen voor de problemen van het team.

Veiligheid en openheid

Willen we tijdens de retrospective de ware problemen aanpakken, dan zullen we moeten zorgen voor een sfeer waarin iedereen zich durft uit te spreken. Het geeft niet als de eerste sessies voornamelijk gaan over de werkplekken, de geeltjes die van het scrumbord vallen en het tijdstip van de stand-upmeeting. De transitie naar Scrum heeft echter meer om het lijf; het valt dus te verwachten dat er diepgaandere problemen en emoties zijn.

In sommige organisaties heerst al een open sfeer. Medewerkers zijn gewend om vrijuit te spreken. In andere organisaties heersen de angst en het verwijt. Er broeit veel, maar niemand laat het achterste van zijn tong zien. Reduceer de invloed van bij de retrospective aanwezige managers als hun aanwezigheid de veiligheid en openheid van de teamleden beperkt. Probeer een vertrouwensband op te bouwen of zorg voor een onafhankelijke facilitator die bijvoorbeeld individuele coachinggesprekken voert en aandacht besteedt aan persoonlijk situaties en drijfveren.

Komen de aanwezigen los en durven ze elkaar aan te spreken, dan ontstaat er een hecht team dat samen mooie resultaten kan boeken, continu kan verbeteren en daarmee meer waarde kan leveren.

Edited by Nieke Roos