Jaco Friedrich is softskillstrainer bij High Tech Institute. 

9 oktober

Een architect vraagt:

Een groot deel van mijn werk bestaat uit het reviewen van werk van anderen. In die sessies bekruipt me regelmatig het gevoel dat er bewust met cijfers wordt gegoocheld, resultaten worden gemanipuleerd of informatie achterwege wordt gelaten. Hoe kan ik hier het best op reageren om toch tot het goede besluit te komen?

De communicatietrainer antwoordt:

Of informatie wordt verdraaid, achterwege wordt gelaten of gemanipuleerd, weet je vaak pas achteraf zeker. Je realiseert je dan dat je eigenlijk al wel een vermoeden had. Iemand presenteert bijvoorbeeld een voorstel alsof het allemaal in kannen en kruiken is en je vraagt je af of dat terecht is. Of iemand brengt een probleem zo dat er eigenlijk maar één oplossing mogelijk lijkt. Maar klopt die probleemanalyse wel? Op dat moment heb je een vage notie dat er iets niet klopt of iets van belang ontbreekt.

Je kunt hier op twee manieren verkeerd op reageren. De eerste manier is je eigen gevoel negeren en voorbij laten gaan. Dit gebeurt vaak als je druk bent in je hoofd. Het stemmetje dat je vertelt dat er iets niet klopt, raakt dan ondergesneeuwd. Je bent eigenlijk al bezig met de volgende meeting of maakt je zorgen om iets heel anders. Als het al doordringt tot je bewustzijn is het gemakkelijk weg te duwen omdat er zo veel andere zaken je aandacht vragen. Achteraf besef je dan dat je het ergens wist, maar er niks mee hebt gedaan.

Een tweede manier om verkeerd te reageren, is te gaan interpreteren en fantaseren. Je neemt waar dat de presentator bepaalde aannames als waarheid hanteert en gaat daar vervolgens dingen achter zoeken. Dit veroorzaakt weer allerlei emoties die het verhaal nog groter maken. Er ontstaat een hele brij aan interpretaties. Het zou allemaal best waar kunnen zijn, maar je weet het niet zeker. Zeker is wel dat je er opgefokt van wordt. En uit alle onderzoeken blijkt dat je waarneming van de feitelijke werkelijkheid snel minder wordt wanneer die door emotie wordt gekleurd. Reageer je vervolgens vanuit je eigen emotioneel geladen interpretatie, dan roept dat ook weer een emotionele reactie op van de ander. Zo ontstaat een storm in een glas water en weet niemand meer waar het precies om was begonnen.

Hoe kun je recht doen aan je vermoeden dat er iets niet klopt en ook zorgen dat het snel tot helderheid leidt? Dat doe je in drie stappen. Allereerst: probeer te allen tijde rust te bewaren in je hoofd en je zo weinig mogelijk te laten afleiden. Zit je in een review? Wees dan ook met je aandacht bij die review. Zo merk je ook het best wanneer je een gevoel bekruipt dat er iets niet klopt.

Stap twee: onderzoek kort je onderbuikgevoel. Heeft het met het onderwerp te maken of met de kroket van gisteren?

Stap drie: heeft het inderdaad met het onderwerp van dat moment van doen, benoem dat dan ook direct. Is je hoofd al begonnen met interpreteren? De discipline hier is om geen interpretaties te communiceren, maar je feitelijke waarneming. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat ik twijfel of die aanname klopt’ of ‘Ik vraag me af wat je precies van ons vraagt’. Benoem dus alleen je eerste waarneming en niet je interpretaties over de bedoeling erachter. Laat je irritatie of achterdocht ook niet doorklinken in je stem. Leg gewoon je eigen zorg op tafel en wees nieuwsgierig.

Dit stimuleert andere aanwezigen om even te reflecteren over wat je eigenlijk zegt. Zo creëer je de grootste kans dat er een open gesprek ontstaat over wat er aan de hand kan zijn. Mocht je vervolgens met een onzinverhaal worden afgescheept, dan kun je altijd nog de druk opvoeren en in de aanval gaan. Meestal zal dit niet meer nodig zijn en dat scheelt een hoop energie.