Jaco_Friedrich

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute.

20 October 2017

Een manager vraagt:

Ik neem zelf deel aan projecten en ik merk dat ik te weinig tijd besteed aan mijn mensen. Ook aan andere belangrijke zaken kom ik niet toe. Dit is niet nieuw en het wordt niet beter, eerder slechter. Mijn team klaagt en zelf word ik er ook stapel van. Hoe moet ik mijn werk organiseren zodat ik de negatieve spiraal kan doorbreken?

De communicatietrainer antwoordt:

Als teammanager is het van groot belang dat je je zaak op orde hebt, en nog meer dan dat: dat het steeds beter gaat. Je zou kunnen zeggen dat je als manager drie werkgebieden hebt waar je je tijd over moet verdelen: product, people en proces – de drie p’s. Hoe zit dat?

 advertorial 

System engineering @ ASML, practices and challenges

During the first online session of the System Architecting Conference, on 25 January, Frank de Lange and Tom Castenmiller (ASML) will address the role of systems engineering and discuss the essences of the roadmapping process, the holistic system design and the product generation process. Register now for free.

De p van ‘product’ omvat technisch projectwerk waarin je zelf een inhoudelijke rol vervult. Dit is belangrijk om je geloofwaardigheid op peil te houden. Het is goed om je met de inhoud te blijven bemoeien. Dit geeft respect, je blijft inhoudelijk scherp en je houdt contact met wat er daadwerkelijk speelt op de werkvloer. Bij de meeste managers die uit de techniek komen, is dit gelukkig een vanzelfsprekendheid. Word je hier echter door opgeslokt, dan ligt het gevaar op de loer dat de andere p’s onder druk komen te staan.

Bij de p van ‘people’ gaat het om het coachen van mensen. Dat is iets anders dan het managen van taken, waarbij je de voortgang checkt en inhoudelijk bijstuurt met een focus op het resultaat. Bij coaching ligt je focus op de man. Op de ondersteuning van de professionele ontwikkeling van de mensen in je team zodat zij hun taken optimaal kunnen uitvoeren. Dit betekent de juiste vragen stellen, advies geven, training organiseren, meedenken met loopbaanontwikkeling, enzovoort. Ook zorg je voor de juiste teamsamenstelling, zodat je die mensen in huis hebt die je nodig hebt of gaat hebben in de toekomst.

Onder de p van ‘proces’ valt alles dat te maken heeft met verbeteringen van de workflow, van het denken erover tot de daadwerkelijke uitvoering. Stel dat noodzakelijke technische kennis versnipperd aanwezig is in je organisatie. Je ziet het niveau daardoor zakken en dingen op verschillende manieren gedaan worden. Dit vormt een risico voor de kwaliteit van de te leveren producten. Om dit op te lossen, geef je een klein team de verantwoordelijkheid om deze specifieke technische kennis op peil te houden. Hiermee zorg je voor een duidelijkere verankering van de competentie. Vervolgens maak je helder in de rest van de organisatie dat deze mensen het aanspreekpunt zijn voor inhoudelijke vragen over dit onderwerp. Dit alles kost kruim om te organiseren. Het nut blijkt als je door een calamiteit snel een beroep moet doen op deze competentie.

Ook het organiseren van een overlegstructuur voor verschillende teams die elkaar raken in hun werk is procesverbetering. Zo’n actie is doorgaans minder urgent en levert eveneens vaak pas met vertraging zichtbaar resultaat op. Hier tijd aan besteden kan daardoor lastig te verkopen zijn. Dit gaat echter steeds beter naarmate je stap voor stap aantoont dat het je inderdaad lukt om verbeteringen te realiseren voor de organisatie. Dan groeit ook hierin je geloofwaardigheid en wordt het steeds gemakkelijker je invloed hiervoor in te zetten.

De verschillende p’s vragen elk een andere houding van jou als professional. Het projectwerk is gewoon gericht op de inhoud. Niks nieuws. Voor het mensenwerk moet je je empathische vermogen aanzetten, je richten op de man en de tijd nemen. Procesverbetering vraagt dat je erover praat, luistert naar mensen op de werkvloer, nadenkt en met plannen komt.

Van de drie p’s geeft de laatste de minste druk. Het inhoudelijke werk ligt op je bord. De mensen staan aan je bureau. Procesverbetering is iets waar je je bewust toe moet zetten. Je bent het meeste waard als je je tijd goed weet te verdelen over alle drie de vlakken.