Jaco_Friedrich

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij het High Tech Institute.

4 October 2013

Een software-engineer vraagt:

Tijdens een recent functioneringsgesprek zei mijn leidinggevende dat collega‘s hebben opgemerkt dat ik regelmatig niet goed luister. Hij wees me erop dat ik hem tijdens het gesprek af en toe ook niet goed begreep, over een ander onderwerp begon of hem op een verkeerd moment onderbrak. Hoe leer ik beter luisteren naar mijn gesprekspartners?

De communicatietrainer antwoordt:

De meeste technici krijgen niet betaald om te praten maar om problemen op te lossen. En dat vaak in complexe projecten met veel verschillende collega‘s. Om dat te kunnen doen, moet je samenwerken en dus communiceren. Hiervoor is een relatie nodig. Vergelijk het met een telefoonlijn. Als de verbinding stoort, komt je boodschap niet goed over.

Je hebt dus contact nodig, anders werkt communicatie niet. Contact maken houdt in: je met je lichaam en je geest richten op je gesprekspartner. Dus niet je mail checken terwijl je met een half oor luistert. Je moet er helemaal bij zijn. Draai je lichaam naar je gesprekspartner. Kijk hem regelmatig aan (niet staren, dat kan intimiderend overkomen). Richt je aandacht op de ander. Je kunt met je lichaam de houding van je gesprekspartner spiegelen, dat wil zeggen dat je ongeveer net zo gaat zitten. Dat geeft meer een ’samen‘-gevoel. Overdrijf dit niet, want dan wordt het gemaakt en dat is vervelend. Pas ook je spreektempo aan op dat van je gesprekspartner. Dit heet ’pacen‘. Een snelle prater zal dus tegenover een wat tragere zijn tempo omlaag moeten schroeven, wil hij de ander niet voorbijrennen. Net zo geldt dat een van nature langzame prater af en toe gas mag geven teneinde de aandacht vast te houden van zijn snellere collega. Met spiegelen en pacen van je spreektempo maak je de kans op een soepel gesprek groter.

Dan de inhoud. Hoe zorg je ervoor dat je echt luistert en elkaar begrijpt? Dit doe je door de actief- of begrijpend-luisterentechniek te gebruiken: luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD).

We beginnen bij luisteren, alleen maar luisteren. Niet nadenken of je volgende vraag verzinnen, je luistert gewoon naar de ander. Je eigen agenda laat je even liggen, die loopt namelijk niet weg. Je let dus alleen op wat de ander zegt en ondertussen verwerken je hersenen de informatie die binnenkomt zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. De goeie vraag of het gevoel dat je iets wilt zeggen, valt je vanzelf binnen. Dus relax en wees erbij met je aandacht.

Vervolgens is het belangrijk regelmatig samen te vatten wat je hebt gehoord. Je zegt bijvoorbeeld: ’Oké, ik hoor je zeggen … en …, klopt dat?‘ Hiermee check je of je de ander goed hebt begrepen. Dit is heel prettig voor diegene die aan het praten is, want die hoort dat jij echt goed luistert en hij kan bijsturen als je het verkeerd dreigt te gaan begrijpen. Dit geeft vertrouwen in jou als luisteraar.

Het samenvatten biedt de luisteraar nog een belangrijk voordeel: het creëert een moment van rust. Met jouw samenvatting stop je even de spreker. Die moet nadenken en zal beamen dat het klopt of zijn verhaal verder toelichten. Het rustmoment geeft jou de ruimte om die ene goeie vraag te stellen, bijvoorbeeld: ’Je zei net … en …, dat begreep ik niet. Wil je dat nog eens toelichten?‘ Je brengt hiermee structuur aan en zo hou je als luisteraar ook de leiding over het gesprek.

Wil je de ander onderbreken? Doe dat dan – er is nooit een goed moment voor, dus gewoon doen. Dit werkt als volgt. Wees beslist, verhoog je stemvolume, kom naar voren met je lichaam en begin met iets positiefs. Bijvoorbeeld: ’Interessant, wat ik wil zeggen is … en ….‘ Ben je iemand die altijd anderen onderbreekt? Stop daarmee en begin met geduldig luisteren. Op geduld kom ik terug in een volgende column.