Jaco_Friedrich

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij het High Tech Institute.

25 March 2016

Een teammanager vraagt:

Het management heeft ons opgeroepen onze klantenkring te vergroten. Dat betekent voor mij dat ik ook klanten moet zoeken die ik nog niet ken. Hoe pak ik dat aan? Cold calling is niet bepaald mijn hobby.

De communicatietrainer antwoordt:

Cold calling is het bellen van een klant die jij nog niet kent en die jou nog niet kent, met een verzoek tot een afspraak. De meeste professionals krijgen koude rillingen bij de gedachte. Een groot deel van de weerstand zit ’m in het niet weten hoe het aan te pakken. Hoe pleeg je een ‘koud telefoontje’ op een leuke en effectieve manier?

Bovenal is het zaak je doel niet hoger te stellen dan de afspraak om eens te praten. Ga niet bellen met de verwachting dat je iets verkoopt; dat is ook helemaal niet de bedoeling. Je wilt gewoon een keer komen praten over wat jij te bieden hebt en wat mogelijk interessant kan zijn voor de klant.

Bij cold calling zijn twee stappen van belang: de voorbereiding en het eigenlijke telefoongesprek. In de voorbereiding zoek je eerst naar bedrijven die geschikt zijn als klant en jouw dienst goed zouden kunnen gebruiken. Dit doe je door op sites te kijken van bijvoorbeeld brancheverenigingen, de Kamer van Koophandel en netwerkorganisaties. Let behalve op de inhoud van hun werk ook op omzet, grootte van de organisatie en locatie – als het je klant wordt, moet je er wel gemakkelijk naartoe kunnen. Vervolgens zoek je naar de naam van een beslisser met wie je ook daadwerkelijk zaken zou kunnen doen. Bij kleine en middelgrote bedrijven is dat de directeur; bij grotere ondernemingen kan dat ook een afdelingshoofd zijn. Mik hierbij niet te laag. Het liefst heb je een naam en een direct telefoonnummer, maar met alleen een naam kun je je laten doorverbinden.

Tijdens de voorbereiding denk je na over wat je wilt gaan zeggen om te komen tot een afspraak. Je verhaal bevat een aantal onderdelen: een begroeting, een pitch van wat je te bieden hebt, een woord over wat je wilt (komen praten) en een concreet voorstel wanneer je zou kunnen. Dit alles kort en krachtig. Misschien dertig seconden. Bijvoorbeeld: ‘Hallo, bel ik gelegen? Ik ben die en die van bedrijf zus en zo. Wij hebben recentelijk met succes een nieuw product ontwikkeld dat dit en dat doet. We willen dat graag aan meer klanten aanbieden. Daar wil ik graag met u over praten. Past het u volgende week dinsdag of donderdag in de ochtend?’ That’s it.

De truc is omgaan met de reacties. Als de persoon ‘nee’ zegt op jouw vraag of je gelegen belt, is jouw wedervraag: ‘Wanneer zou het wel passen?’ Als de ander zegt: ‘Nooit’, respecteer je dat en hang je op. Noemt hij een ander moment, dan maak je een belafspraak. Zegt hij: ‘Als het kort kan’, dan antwoord je: ‘Ja, dat kan kort …’ en vervolg je je verhaal. Het komt regelmatig voor dat de ander na afloop vraagt: ‘Oké, maar wat doen jullie dan precies?’ Dit geeft je de gelegenheid meer informatie te verstrekken. Doe dat, hou het kort en eindig weer met: ‘Hier zou ik graag met u over doorpraten. Schikt het volgende week dinsdag of donderdag in de ochtend?’ Je eindigt dus altijd weer met het concrete voorstel. Wanneer je op gesprek mag komen, is dat geweldig leuk en knap gedaan.

Droog oefenen met een collega kan geen kwaad. En na een middag bellen evalueer je het aantal keren dat je echt de juiste persoon aan de telefoon hebt gehad en een afspraak hebt kunnen maken. Succes!