Jaco_Friedrich

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij het High Tech Institute.

3 July 2015

Een teammanager vraagt:

Ik organiseer wekelijks een meeting waarbij alle teamleden aanwezig zijn. Een van hen is elke keer haantje de voorste, blijft praten en onderbreekt anderen. Dat roept irritatie op bij de rest en ook bij mij. Hoe spreek ik hem aan zodat hij zijn gedrag verandert, maar ik hem niet te veel op de kast jaag?

De communicatietrainer antwoordt:

Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de teammanager om te zorgen dat de teammeetings goed verlopen. Het is dus aan jou om diegene die storend gedrag vertoont aan te spreken.

 advertorial 

Free webinar ‘Modernizing your code base with C++20’

As many production tool chains now adopt C++20 features, the potential this brings is unlocked. What advantages can recent versions offer to your code base? In this webinar we’ll look at the great improvements C++ has gone through and how features like concepts and ranges can transform your code. Register for 2 February, 4PM.

Behalve dat de meetings dan efficiënter zijn, is er nog een belangrijke reden om in te grijpen. Zonder aanspreken groeit de irritatie bij anderen over zijn onaangepaste gedrag. Bij elk nieuw te bespreken punt hopen de collega’s dat hij niet wéér het woord neemt. Als voorzitter van de meeting probeer je niet zijn kant op te kijken in de hoop dat je daarmee zijn enthousiasme om te gaan praten afremt. Hoe langer je deze situatie laat voortduren, hoe groter de irritatie wordt. En hoe groter de irritatie hoe moeilijker het wordt hem op een goede manier aan te spreken.

Iemand effectief aanspreken betekent dat je boodschap bij de ander binnenkomt. De ander moet dus bereid zijn zich voor jou en je boodschap open te stellen. Dat bereik je niet door met irritatie op de ander af te stappen; je zult je collega vanuit een positieve of op zijn minst neutrale houding moeten benaderen.

Dat lukt het best wanneer je je afvraagt wat de positieve intentie zou kunnen zijn achter het irritante gedrag. In het geval van de collega die lang van stof is en altijd zijn mening klaar heeft, kan dat bijvoorbeeld zijn dat hij enthousiast is over het onderwerp. Of dit nu waar is of niet, doet er minder toe. Het effect van jezelf de positieve motivatie voorstellen maakt dat jij zelf wat ontspant en neutraler wordt. Je eigen irritatie verdwijnt naar de achtergrond.

Vervolgens stap je op de ander af en benoem je concreet wat hij nu precies doet dat zo verschrikkelijk irritant is. Bijvoorbeeld dat hij bij elke mogelijkheid direct zijn mening geeft of dat hij minimaal vijf keer langer spreekt dan anderen. Ook is het belangrijk om concreet te benoemen wat het negatieve effect is van zijn gedrag. Bijvoorbeeld dat het bij jou irritatie oproept en dat het maakt dat jij bij elke vraag die je stelt aan de groep bewust niet zijn kant op kijkt in de hoop dat hij zijn mond houdt.

Alvorens je collega te laten reageren op je feedback vat je het nog eens samen waarbij je zijn positieve intentie benadrukt: ‘Dus je bent enthousiast en wilt graag je mening laten horen. En je uit dat door meteen overal op te reageren. Het effect daarvan is dat ik me voor je verhaal afsluit en je blik zelfs probeer te ontwijken.’ Vervolg dan met: ‘Dat is denk ik niet wat je wilt, maar het is wél wat er gebeurt.’ Nu laat je een stilte vallen en geef je hem ruimte om te antwoorden.

Negen van de tien keer zal de ander instemmend reageren en ontstaat de vraag ‘hoe dan wel?’. Hier kun je samen afspraken over maken. Bijvoorbeeld: ‘Wacht tot er minimaal twee anderen je voor zijn gegaan en kijk dan of het nog nodig is om te reageren.’ Spreek af dit na een tijdje te evalueren.

Om dit gesprek goed te kunnen voeren, zul je wat jij wilt zeggen kort voor jezelf moeten voorbereiden. Het gesprek voer je het best een op een. Wanneer het je lukt om dit op een positieve manier te doen, zul je zien dat je de moeilijkste onderwerpen aan de kaak kunt stellen.