Jaco Friedrich is softskillstrainer bij High Tech Institute.
Een projectleider vraagt:
Met een klein team zijn we verantwoordelijk voor de aansturing van een belangrijk project. Het is nu meerdere keren voorgekomen dat het management ons een kant op duwt die voor ons niet goed voelt. We zijn het onderling ook vaak niet eens en het resultaat is dat het over ons heen rolt en we achter de feiten aan lopen. Hoe kunnen we dit keren en onze grip op het project vergroten?
De communicatietrainer antwoordt:
Het komt erop neer dat jullie geen eenheid vormen. Dat betekent dat jullie gemakkelijk gepasseerd en tegen elkaar uitgespeeld kunnen worden. Er komt immers geen eenduidig krachtig geluid terug. Voor stakeholders is het dus gemakkelijk om jullie te overrulen. Dit is meestal niet in het belang van het project. Want jullie weten het beste wat er moet gebeuren. In jullie samenwerking als team ligt dan ook het begin van een oplossing.
Device lifecycle management for fleets of IoT devices
Microchip gives insight on device management, what exactly is it, how to implement it and how to roll over the device management during the roll out phase when the products are in the field. Read more. .
Er kan natuurlijk altijd iets veranderen, in de omgeving van het project, in de strategie van het bedrijf, in een belendend team of in de behoeftes van de klant. Dit kan noodzakelijke consequenties hebben voor jullie te varen koers. Als je als team geen gezamenlijk standpunt inneemt, verlies je grip op het project, maak je mogelijk foute keuzes en wordt de aansturing rommelig. Hoe zorg je dat je grip houdt op dit proces?
Voor een effectieve sturing zijn twee ingrediënten van het grootste belang. Ten eerste moeten de belangrijkste zaken van het project op voldoende niveau vertegenwoordigd zijn in het team: kosten, kwaliteit, tijd, scope en mensen. Dit maakt de juiste discussie mogelijk, namelijk die waarbij jullie alle aspecten gezamenlijk afwegen en een voor het bedrijf optimale oplossing voorstellen. Ieder teamlid moet dus zijn rol kunnen spelen.
Om dat goed te laten verlopen, is ten tweede een constructieve sfeer belangrijk. Dat betekent dat er onderling vertrouwen is, dat je kunt en durft zeggen wat je bezighoudt, dat jullie naar elkaar luisteren, dat je fouten mag maken en dat er ook afwijkende meningen op tafel komen. Als dit lukt, krijg je de goede discussies en voelt ieder teamlid zich betrokken bij de gemaakte keuzes. Dit geeft commitment om het ook zo te gaan regelen.
Wanneer er druk komt op het project om een bepaalde richting op te gaan, is het dus van belang hier binnen jullie team een eenduidige mening over te vormen. Kunnen we hiermee leven? Ja, mits er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden, of nee, tenzij … En natuurlijk kan het ook gewoon een volmondig ‘oké’ of ‘niet akkoord’ zijn. De essentie is dat jullie met een helder voorstel komen wat naar jullie idee de beste ‘way forward’ is.
Vervolgens is het belangrijk hier eenduidig over te communiceren naar de verschillende stakeholders. Je beïnvloedt daarbij die stakeholders met wie je samenwerkt. Allemaal met hetzelfde verhaal. In afstemming met de stakeholders zal dan de definitieve koers worden bepaald.