Ludo_Zwaan

Ludo Zwaan is eigenaar van Zwalu Training & Advies.

27 March 2015

Een Zwitserse legerofficier stuurt een peloton Hongaarse soldaten de Alpen in voor een verkenningsmissie. Ze worden overvallen door een sneeuwstorm en verdwalen. Na de storm te hebben uitgezeten in tenten vindt een soldaat een kaart in zijn broekzak, waarmee ze levend en wel hun weg terugvinden. Iedereen blij! Er werd feest gevierd, gedronken en gejodeld. Nadien vraagt de officier aan de soldaten of hij de kaart mag zien. Het blijkt een kaart van de Pyreneeën te zijn.

Het klinkt ongeloofwaardig, maar dit verhaal is echt gebeurd. De soldaten namen aan dat ze een betrouwbare kaart hadden en namen op basis daarvan de juiste beslissingen om terug te geraken. Dat pakte in dit geval goed uit voor hen, maar in het algemeen wil je om een missie te volbrengen natuurlijk liever een plan met een meer solide basis. Daarvoor wil je liever schatten dan gokken.

Schattingen, beoordelingen en meningen spelen een belangrijke rol in de planning en uitvoering van technische projecten. Ongeacht de projectmanagementmethodiek – Agile/Scrum, Prince2 – worden schattingen vaak als de waarheid aangenomen en in beton gegoten. Daardoor kunnen projecten uitlopen en duurder worden. Als projectmanager verlies je je geloofwaardigheid en soms word je zelfs geconfronteerd met vervelende discussies. Wie kent ze niet. Volgens de Chinezen is 2015 het jaar van de geit – een mooi moment voor organisaties om geen tijd meer te spenderen aan dat soort gemekker. Maak dus gewoon goede schattingen.

Waarom het zo lastig een goede schatting te maken? Tijdens een postersessie op een congres in de Verenigde Staten raakte ik daarover in gesprek met Sean Philpott van Emmanuel College. Met een kleine demonstratie illustreerde hij een essentieel punt. Hij liet een kleine eierdoos zien en de bezoekers mochten raden hoeveel pingpongballen erin pasten. Die schatting was makkelijk te geven: zes. Dat kwam omdat wij de doos herkennen en goed weten hoeveel eieren in zo’n eierdoos passen.

 advertorial 

System engineering @ ASML, practices and challenges

During the first online session of the System Architecting Conference, on 25 January, Frank de Lange and Tom Castenmiller (ASML) will address the role of systems engineering and discuss the essences of the roadmapping process, the holistic system design and the product generation process. Register now for free.

Vervolgens liet hij een doorzichtige plastic doos zien, qua formaat gelijk aan een schoenendoos. Op de vraag hoeveel pingpongballen daarin passen, liepen de antwoorden uiteen van 75 tot 220 stuks. Conclusie: hoe onbekender de omgeving, hoe groter de spreiding in de schattingen.

Vaak staan opstellers van projectplannen onder tijdsdruk om met iets op de proppen te komen. Onder deze omstandigheden duurt het te lang om informatie boven tafel te krijgen. In veel gevallen is de benodigde informatie zelfs niet of hooguit deels beschikbaar. Dan komt gokken al snel om de hoek kijken.

Veel beter is het, ten eerste, om te leren van voorgaande projecten. Maak evalueren een verplicht onderdeel van projectmatig werken. Professor Robert-Jan Simons van de Universiteit Utrecht vat het krachtig samen: de beste toekomstvoorspelling is het extrapoleren van trends die nu al zichtbaar zijn. Gebruik dus historische informatie van projecten voor toekomstige projecten.

Ten tweede: zorg ervoor dat de juiste mensen de schattingen maken. De persoon die het meeste van de desbetreffende materie afweet, die geeft een schatting af. Bescherm ook je succes: geef die persoon meer tijd om te schatten als dat nodig is. Neem ‘details’ mee in de schattingen, zoals vergaderingen en verlof. Overweeg onzekerheidsmarges aan te geven: deze activiteit kost 180 uur +/- 50 procent. De spreiding zegt genoeg.