Jan_Dobbelsteen_08

Jan Dobbelsteen

31 May 2010

Ik zit in de trein, nog steeds. Vanochtend duurde de heenreis extreem lang. ’Mijn‘ trein reed niet door een seinstoring. Ik had twee relevante opties. De eerste was wachten tot mijn trein alsnog zou rijden. De tweede was een enorme omweg nemen. Op advies van de NS koos ik voor het laatste met als gevolg dat ik uiteindelijk twee uur later dan gepland op mijn bestemming aankwam. Balen natuurlijk, maar ik was er wél. En dat was belangrijk.

Sinds kort zetten de NS alles op alles om reizigers op hun eindbestemming te laten komen. Daarbij hoort veel communicatie. Dit in tegenstelling tot vroeger, toen de Spoorwegen vooral werden afgerekend op het op tijd laten rijden van treinen. Dat leidde destijds tot uitval van treinen die toch niet op tijd konden zijn.

Die verandering in vervoersbeleid van tijd- naar outputgestuurd staat niet op zichzelf. Kijk bijvoorbeeld naar tijdmanagement, waarin de getting things done-methode van David Allen voor een stevige verschuiving zorgt. Die methode komt er grofweg op neer dat je alle actiepunten die je hebt gewoon op een grote hoop gooit in je in-bakje. Vervolgens ga je die regelmatig clusteren in projecten, zowel privé als werk. Daarnaast maak je nog een andere verdeling, naar context. Een enkel actiepunt kan namelijk inhouden dat je een overleg moet hebben, dat je je computer nodig hebt of dat je moet bellen. Volgens de methode van Allen voer je je actiepunten uit vanuit een dergelijke context. Dit kan dus betekenen dat als je tijd hebt om even te bellen, je dan ook zo veel mogelijk actiepunten uitvoert waarvoor je een telefoon nodig hebt. Die actiepunten kunnen samenhangen met werk maar ook met privé. Want volgens Allen hoef je dan minder vaak te schakelen van context en daarmee bespaar je tijd en raak je minder gestrest.

Dit lijkt een open deur, maar werkt het ook zo? Enkele wetenschappers vinden van wel. Zij komen tot die conclusie door recente inzichten over de werking van het brein te koppelen aan productiviteit. De situatie waarin je verkeert, de context, werkt als een soort ’extern‘ faciliterend geheugen. Daardoor wordt het makkelijker om te focussen op de dingen die je moet doen. Zo is het logisch om gesprekken te clusteren als je daarvoor moet reizen. En als je dan toch op die andere locatie bent, kun je meteen expresdienst spelen door bijvoorbeeld prototypes en papierwerk voor anderen mee te nemen.

Interessant is het om te bedenken wat dit kan betekenen voor je privé-werkrelatie. Door een focus op context kunnen werk en privé zomaar in elkaar over gaan vloeien. Willen we dat wel? Ik heb zelf het idee dat dit zeker bij de jongere generaties al een tijdje aan de gang is. Ik denk dat het vooral lastig is voor HRM, omdat het onduidelijk wordt wanneer iemand echt voor het bedrijf bezig is. En wat betekent het voor projecten? Zijn die dan lastiger te plannen omdat alles een beetje door elkaar loopt? Of wordt hiermee alleen expliciet gemaakt waarom projecten altijd al beperkt in te schatten waren? Want eigenlijk liep alles altijd toch al door elkaar?

Voor mij werkt de methode. Nu, op weg naar huis, is de seinstoring nog steeds niet verholpen. Ik heb besloten met een paar keer overstappen zo rechtstreeks mogelijk te reizen. Het gaat traag, maar ik kom vooruit. In de tijd dat ik in de trein zit, heb ik een paar telefoontjes gepleegd, sms‘jes uitgewisseld, mijn aantekeningen van vandaag verwerkt. En ik heb deze column geschreven.