Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute.
Een architect vraagt:
Regelmatig moet ik mijn voorstellen presenteren aan de board. Ik laat dan zien wat ik denk dat de beste ‘way forward’ is. Na afloop vraag ik me vaak af wat ik beter had kunnen doen. Waar let een board nu het meest op?
De communicatietrainer antwoordt:
Het belangrijkst voor jou als presentator is te begrijpen dat de leden van de board op basis van jouw presentatie moeten besluiten of ze bijvoorbeeld een investering doen of niet. In essentie gaat het om vertrouwen of jij en je team het goede doen. Hun oordeel moeten ze baseren op de weinige informatie die jij in de korte beschikbare tijd kunt geven en de manier waarop je dat doet samen met je team.
Behalve dat je voorstel inhoudelijk hout moet snijden, zijn er een aantal dingen van belang. Ten eerste: sta er als één team met één verhaal. Doe je dat niet, dan kan dat duiden op onenigheid binnen het team, wat op zijn beurt aangeeft dat er inhoudelijk wellicht iets niet klopt.
Ten tweede: wees congruent als presentator. Zorg ervoor dat wat je zegt hetzelfde is als wat je lijf uitdrukt. Het bekende statement dat non-verbaal zo veel impact heeft in de communicatie gaat vooral op wanneer de inhoud van je verhaal niet strookt met je lichaamshouding en stem. Als je in je presentatie bijvoorbeeld een stellige uitspraak doet terwijl je zenuwachtig aan je broek zit te plukken, komt je boodschap onzekerder over dan alleen je woorden doen vermoeden. Evenzo wanneer een teamlid ongemakkelijk gaat kijken. Allemaal redenen voor de board om eens flink de duimschroeven aan te draaien en te kijken of er niet iets achter steekt.
Ten derde: geef concrete cijfers en vermijd plussen en minnen. Dit maakt je verhaal sterk en de boardleden kunnen verschillende opties zo ook echt vergelijken. Een degelijke beslissingstabel stel je het best op samen met je teamgenoten, om met zo goed mogelijke input te kunnen presenteren. Het best is om drie opties te geven; bij een is er geen keuze, twee vraagt om een derde variant en drie biedt precies de juiste hoeveelheid ruimte om te kiezen zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Vergelijk aan de hand van de relevante businessdrivers, bijvoorbeeld kosten, prestatie of planning.
Ten vierde: geef altijd aan welke oplossing je voorkeur heeft. Neem duidelijk stelling, geef aan waarom je dat vindt en ga ervoor. Wees echter ook bereid je positie los te laten, mochten er nieuwe feiten of belangrijkere overwegingen op tafel komen. Het gaat immers om de beste oplossing voor het bedrijf.
Ten vijfde: zorg voor back-upslides met de juiste details. Als je ze hebt, blijken ze vaak niet nodig. Maar als je ze niet hebt …
Ten zesde: laat niet meer zekerheid zien dan je hebt. Eerlijk duurt het langst. Bij bluffen val je vroeg of laat door de mand, soms al op het moment zelf doordat je niet congruent bent en anders wel als je uitspraken niet gefundeerd blijken. Onzekerheden kun je prima aangeven, maar benoem gelijk hoe je ze denkt aan te pakken. Doe dat met de woorden ‘ik stel voor …’ of ‘ons team ziet als beste oplossing …’. Je neemt leiding en de boardleden kunnen jou volgen.
Ten zevende: als je op een lastige vraag geen antwoord weet, eis dat dan ook niet van jezelf. Je zet jezelf daarmee onnodig onder druk, waardoor je dicht kunt klappen. Zeg simpelweg dat je nu geen antwoord hebt (‘no clue’) en dat je er binnen twee dagen op terugkomt. Tenzij je het had moeten weten gezien je functie, is dit geen probleem. Helemaal fijn is het als een collega het antwoord wel paraat heeft. Zo kun je mooi samenwerken.
Ten slotte: oefen een belangrijke presentatie altijd eerst met je collega’s als publiek. De belangrijkste gaten in je verhaal heb je dan al gedicht voordat het echte werk begint.